檔號，是以字符形式賦予檔案的一組唯一代碼，用于反映、固定和識別檔案排列順序，相當于是檔案的“身份證”。

如同身份證由地址碼、出生日期、順序碼等編碼組成，檔號也有自己的構(gòu)成元素。那么，檔號由哪些“號”組成？這些不同的“號”又應(yīng)如何編制？？

一、檔號的構(gòu)成元素

檔號的構(gòu)成元素一般包括：

全宗號、類別號、案卷號/組號/冊號、件號/頁號

其中類別號又包括：

一級類別號（檔案門類代碼）、二級及三級類別號、項目號、目錄號、年度、保管期限代碼、機構(gòu)/問題代碼）

二、不同元素的編制方法

1、全宗號

標識檔案所屬全宗的代碼，一般采用4位代碼標識，第1位用大寫拼音字母標識全宗屬性，后3位用數(shù)字標識順序號；在同一個檔案館（室）內(nèi),全宗屬性代碼不應(yīng)重復(fù)；在同一個全宗屬性內(nèi)按排列次序流水編制全宗順序號，不應(yīng)有重號。

全宗號一般由檔案館統(tǒng)一編制、或依申請賦予。對于企業(yè)等非檔案館的一般立檔單位來說，全宗號可由企業(yè)根據(jù)對所屬單位集中統(tǒng)一管理檔案的需要，以及企業(yè)產(chǎn)權(quán)變更情況來自行設(shè)定。編號方式如：按全宗進館先后順序編號、按全宗分類編號。

2、檔案門類代碼：

標識檔案的所屬門類，采用2位大寫拼音字母標識。

如：文書 “WS”、科技“KJ”、人事“RS”、會計“KU”、專業(yè)“ZY”、照片“ZP”、錄音“LY”、錄像“LX”、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)“SJ”、公務(wù)電子郵件“YJ”、網(wǎng)頁信息“WY”、社交媒體“MT”、實物檔案“SW”。

存在二級門類的，二級門類代碼采用2位大寫漢語拼音字母標識。

存在三級以下門類的，三級以下門類采用阿拉伯數(shù)字標識。

不同層級每類代碼之間用“•”隔開，如：KJ(科技檔案)·KY(科研檔案)。

3、項目號

標識檔案所屬的項目，采用項目、課題、設(shè)備儀器等的代號或型號標識項目號，如001。

4、年度

標識檔案的形成年度，一般采用4位阿拉伯數(shù)字標識，如2024。

5、保管期限代碼

標識檔案的保管期限，采用大寫漢語拼音字母或字母與阿拉伯數(shù)字組合標識。保管期限永久為“Y”，30年為“D30”，10年為“D10”。

6、機構(gòu)/問題代碼

標識檔案的所屬機構(gòu)或問題，采用大寫漢語拼音字母、阿拉伯數(shù)字或漢字標識，如辦公室的代碼為“辦公室”或“BGS”。

7、案卷號/組號/冊號

標識案卷/組/冊的排列順序，采用數(shù)字標識，應(yīng)按實際數(shù)量確定位數(shù)，如001。

8、件號

標識歸檔文件的排列順序，采用數(shù)字標識，應(yīng)按實際數(shù)量確定位數(shù)，如001。

9、頁號

標識案卷內(nèi)文件每頁的排列順序，采用數(shù)字標識，應(yīng)按照實際數(shù)量確定位數(shù)，如0001。

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