引言：從合同到全文件——龜仔V5的“破圈”使命

當(dāng)企業(yè)談?wù)?/span>“數(shù)字化”時(shí)，合同管理往往是焦點(diǎn)。但現(xiàn)實(shí)中，需要掃描、移交、歸檔的文件遠(yuǎn)不止合同——財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案、研發(fā)文檔、客戶資料、工單……這些文件同樣面臨效率低、易丟失、協(xié)同難的問(wèn)題。

會(huì)博通掃描機(jī)器人龜仔V5的誕生，正是為了打破“合同管理工具”的單一標(biāo)簽。憑借全員可用的掃描能力與物聯(lián)網(wǎng)賦能的非接觸移交技術(shù)，它正在成為企業(yè)全場(chǎng)景文件管理的“萬(wàn)能鑰匙”——任何需要紙質(zhì)轉(zhuǎn)數(shù)字、線下轉(zhuǎn)線上的環(huán)節(jié)，龜仔都能讓流程快如閃電。

龜仔V5的三大核心能力：為何能“通吃”全場(chǎng)景？

1. 全員掃描：從專業(yè)設(shè)備到“傻瓜式”操作

傳統(tǒng)高速掃描儀往往專屬于文印部門，普通員工需排隊(duì)等待。龜仔V5通過(guò)以下設(shè)計(jì)，讓全員輕松上手：

一鍵掃描：僅需放入文件、點(diǎn)擊按鈕，自動(dòng)完成雙面掃描、糾偏、OCR識(shí)別；

多格式支持：合同、發(fā)票、證件、工單……無(wú)論文件類型，均生成可檢索的PDF/圖片；

分類上傳：掃描后文件，可根據(jù)所選分類，自動(dòng)上傳至貓仔或檔案服務(wù)器，方便管理與存檔。

場(chǎng)景示例：

銷售員掃描剛簽訂好合同，掃描上傳至貓仔，并將掃描后的文件裝入專用文件夾后，讀取文件夾上的電子標(biāo)簽，投入文件收集柜，合同移交即告完成；

員工掃描整理好的報(bào)銷發(fā)票，自動(dòng)關(guān)聯(lián)審批流程；

生產(chǎn)車間將排產(chǎn)完成的工單，即時(shí)掃描上傳，并將掃描后的紙質(zhì)工單裝入專用文件夾后投入文件收集柜。

2. 非接觸移交：物聯(lián)網(wǎng)讓文件“自己去該去的地方”

龜仔V5的文件收集柜+RFID物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，重新定義了文件移交邏輯：

投遞即移交：員工將掃描后的文件裝入專用文件夾，讀取文件夾上的電子標(biāo)簽，將文件夾投入收集柜，未與檔案員接觸即完成了移交；

快速定位接收：檔案管理員定期或不定期根據(jù)文件收集柜容量報(bào)警信息，收取紙質(zhì)文件，并讀取文件夾上的電子標(biāo)簽，快速定位到待接收的電子文檔，按制度檢查紙質(zhì)文件與電子文件的一致性，以及標(biāo)注的準(zhǔn)確性與完整性，檢查修正符合要求即可接收文件；

專用文件夾的妙用：嵌入電子標(biāo)簽的專用文件夾，可以直接用于文件歸檔和檔案管理，如果文件需要另行裝盒歸檔，則可回收文件夾上的電子標(biāo)簽后，重新用于文件的移交。

3. 龜仔是走完文件數(shù)字化最后一里路的理想工具

龜仔V5是會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)、檔案管理服務(wù)器和檔案管理機(jī)器人貓仔的選件，更是企業(yè)數(shù)字化的“連接器”：

即插即用：龜仔是軟硬件結(jié)合的智能硬件，開(kāi)機(jī)聯(lián)網(wǎng)即可使用；

分布式部署：可部署于不同的辦公區(qū)域，甚至是可與總部實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)連接的分支機(jī)構(gòu)，以方便員工即時(shí)上傳紙質(zhì)文件，實(shí)現(xiàn)文件的非接觸移交，讓文件形成即數(shù)字化，方便移交接收的同時(shí)，也提供快速利用；

不占用主系統(tǒng)注冊(cè)用戶數(shù)：龜仔的使用者不需要專門采購(gòu)會(huì)博通主系統(tǒng)的注冊(cè)用戶數(shù)，由系統(tǒng)管理員專項(xiàng)授權(quán)即可。一套貓仔或工作組版可授權(quán)200個(gè)上傳賬號(hào)，標(biāo)準(zhǔn)版和企業(yè)版則不限制上傳賬號(hào)數(shù)。這樣，在全員參與數(shù)字化的同時(shí)，大大降低了用戶的使用成本。

龜仔V5全場(chǎng)景應(yīng)用圖譜：誰(shuí)需要它？用在哪里？

場(chǎng)景1：合同檔案——即簽即掃，合同檔案零差錯(cuò)

痛點(diǎn)：合同分散保存在員工手中，收集難，查詢不易，執(zhí)行容易出現(xiàn)偏差；

龜仔方案：

合同簽訂完成即時(shí)掃描上傳至?xí)┩n案主系統(tǒng)，紙質(zhì)合同則裝入專用文件夾，讀取電子標(biāo)簽后投入文件收集柜，完成非接觸移交；

檔案管理員定期或不定期收集柜子中的文件，完成文件的核查與接收。

成效：某互聯(lián)網(wǎng)營(yíng)銷公司采用龜仔實(shí)現(xiàn)即簽即掃、非接觸移交合同后，每月節(jié)省合同檔案整理時(shí)間40小時(shí)，合同執(zhí)行無(wú)差錯(cuò)。

場(chǎng)景2：財(cái)務(wù)部門——報(bào)銷、審計(jì)“無(wú)紙化”革命

痛點(diǎn)：紙質(zhì)發(fā)票易丟失，跨部門面對(duì)面簽字流程漫長(zhǎng)；

龜仔方案：

員工掃描報(bào)銷憑證后，自動(dòng)推送至財(cái)務(wù)部；

整個(gè)報(bào)銷過(guò)程無(wú)須報(bào)銷人與財(cái)務(wù)部面對(duì)面打交道；

報(bào)銷票據(jù)數(shù)字化后，可以關(guān)鍵詞搜索獲取審計(jì)材料，效率明顯提升。

成效：某連鎖企業(yè)財(cái)務(wù)部報(bào)銷周期從2周縮短至3天，審計(jì)準(zhǔn)備時(shí)間減少70%。

場(chǎng)景3：教育行業(yè)——試卷、檔案管理“一鍵無(wú)憂”

痛點(diǎn)：學(xué)生試卷、學(xué)籍檔案堆積如山，調(diào)閱困難；

龜仔方案：

掃描學(xué)生作業(yè)、試卷并加注知識(shí)點(diǎn)標(biāo)簽；

教師可通過(guò)搜索實(shí)時(shí)形成學(xué)生成長(zhǎng)檔案；

成效：幼兒園、K12學(xué)校將龜仔作為會(huì)博通教學(xué)數(shù)字資源管理系統(tǒng)的信息收集數(shù)字化前端，可廣泛、實(shí)時(shí)收取各類學(xué)校數(shù)字資源。

場(chǎng)景4：政府機(jī)關(guān)——資料收集的數(shù)字化入口

痛點(diǎn)：參加會(huì)議、考察、接到來(lái)訪所收集的大量有價(jià)值的資料，都存留在各部門或個(gè)人手中，無(wú)法形成共享的知識(shí)資源；

龜仔方案：

所收集到的資料，經(jīng)評(píng)估后，即時(shí)掃描上傳到會(huì)博通主系統(tǒng)，形成可供檢索的雙層PDF文件，快速提供利用；

文件上傳時(shí)，準(zhǔn)確記錄上傳人、上傳時(shí)間等，有利于知識(shí)貢獻(xiàn)分析與獎(jiǎng)勵(lì)。

成效：某市政部門利用會(huì)博通貓仔+龜仔，創(chuàng)建行業(yè)知識(shí)庫(kù)，讓沉睡的知識(shí)成為可供利用的有價(jià)值的知識(shí)資產(chǎn)，部門的工作效率和工作質(zhì)量明顯提升，行業(yè)影響力爆棚。

龜仔V5的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)：為什么它能“以一敵百”？

優(yōu)勢(shì)1：成本低至“白菜價(jià)”，中小企業(yè)也能輕松上車

一套龜仔V5（含掃描機(jī)器人和文件收集柜）售價(jià)僅不過(guò)萬(wàn)元；

貓仔+龜仔的總價(jià)也就3萬(wàn)余元；

對(duì)比其它方案：某企業(yè)原計(jì)劃采購(gòu)20萬(wàn)元級(jí)文件收集機(jī)器人，整套系統(tǒng)預(yù)算達(dá)35萬(wàn)元，改用貓仔+龜仔后節(jié)省預(yù)算超90%。

優(yōu)勢(shì)2：部署快如“閃電戰(zhàn)”，今天買明天用

無(wú)需改造辦公室：插電聯(lián)網(wǎng)即可使用；

員工零培訓(xùn)：操作邏輯類似自助快遞柜，老人也能輕松上手。

優(yōu)勢(shì)3：安全合規(guī)“鐵三角”，守護(hù)企業(yè)生命線

權(quán)限管控：員工僅能操作自己上傳的文件；

防篡改存證：文件掃描后生成哈希值，防篡改可追溯；

全程加密：文件傳輸與存儲(chǔ)全程加密，符合等保2.0要求。

結(jié)語(yǔ)：龜仔V5——讓每一份文件都找到“光速通道”

無(wú)論是合同、發(fā)票還是一般文件，龜仔V5用“掃描即數(shù)字化、移交即自動(dòng)化”的能力，為企業(yè)筑起一條條文件管理的“高速公路”。它不再是一款工具，而是一種全新的工作方式——讓全員從繁瑣的紙質(zhì)流程中解放，專注于創(chuàng)造真正價(jià)值的任務(wù)。

會(huì)博通——讓智能，為每一份文件賦能。