引言：傳統票據報銷的痛點與數字化變革的必然

在傳統的企業運營中，票據報銷是每個員工和財務部門都繞不開的環節。然而，這一看似簡單的流程卻長期被以下問題困擾：

流程繁瑣：員工需手工填寫報銷單、找領導簽字、排隊遞交紙質票據，耗時耗力。

效率低下：財務人員需逐一審核紙質憑證，易出錯且難以追溯。

管理成本高：紙質檔案存儲占用空間，檢索困難，且存在丟失或損壞風險。

疫情期間的非接觸需求：面對面遞交票據既不安全，也不符合靈活辦公趨勢。

為解決這些問題，全自動票據報銷機器人應運而生，但其高昂的成本（動輒數十萬元）讓大部份企業望而卻步。會博通“貓仔+龜仔”組合，以成本不到全自動機器人的十分之一，實現了70%以上的效率提升，同時打通了票據報銷與會計檔案數字化管理的全流程，成為企業降本增效的優選方案。

解決方案：貓仔+龜仔，如何重塑票據報銷流程？

1. 貓仔：智能檔案管理中樞

會博通“貓仔”是一套成熟的檔案管理系統，能夠對會計檔案、合同、票據等進行全生命周期管理。其核心功能包括：

分類存儲：按報銷類型、部門、時間等自動歸檔電子票據。

全文檢索：支持關鍵詞、日期等多維度搜索，秒級定位目標文件。

權限控制：員工僅能查看本人上傳記錄，財務可全權管控。

數據安全：貓仔置于財務部或企業數據中心，傳輸加密，可在本地備份的同時，實現遠程災備，確保數據安全可靠。

2. 龜仔：票據數字化的“全能助手”

龜仔是一臺集成高速掃描儀、智能軟件和文件收集柜的掃描機器人，其核心價值在于：

低成本部署：立式或臺式設計靈活適配辦公場景，無需復雜安裝，并且，一套貓仔可選配若干個龜仔，分布式部署于不同的辦公區域，甚至是可與總部實現網絡連接的分支機構。

多種登錄方式：龜仔的賬號，是獨立于會博通注冊賬號體系之外的，一臺貓仔，可創建200個上傳賬號供200位員工使用。登錄可采用賬號+密碼、微信掃碼和身份證識別認證等方式登入龜仔。

一鍵掃描上傳：將紙質票據轉化為可檢索的雙層PDF文件（含OCR文字識別）。

非接觸提交：申請人將已處理好的報銷憑證，啟動龜仔掃描上傳，并將掃描后的報銷憑證裝入專用文件夾，

根據龜仔的提示讀取文件夾上的標簽，再投入文件收集柜，報銷憑證的申請提交工作即告完成。

自行查驗：申請報銷人可在龜仔的我的上傳中，查看自己的上傳票據，并可檢查修正。

操作流程：四步實現“無紙化報銷”

步驟1：員工準備報銷憑證

將票據整齊粘貼在A4紙上，附上自行填寫的報銷表格，打印后由本人及直接主管簽字。

小貼士：A4幅面的票據不必再張貼，小于A4幅面的票據，要張貼在A4幅面的紙上，一張A4紙可平鋪張貼多張票據，票據的4角要粘緊在A4紙上，以方便掃描，票據張貼盡量整齊、美觀。

步驟2：龜仔掃描上傳

將簽字后的報銷憑證放入龜仔掃描儀，點擊“掃描”按鈕，系統自動生成雙層PDF文件（含可復制文字）。

掃描完成后，將紙質憑證裝入專用文件夾（貼有RFID標簽或二維碼），根據龜仔提示，靠近龜仔的標簽閱讀器讀取信息，隨后投入文件收集柜。

步驟3：財務審核與流程處理

出納定期從文件收集柜中收取報銷憑證，核對電子與紙質文件一致性，并審查票據的報銷合規性。

若需補充簽字，貓仔系統需要財務部門人工處理，若升級為服務器版，則可實現報銷審批的全數字化流程。

審核通過后，電子憑證自動歸檔至貓仔系統，紙質文件按需留存或銷毀。

步驟4：升級版全流程數字化（可選）

將貓仔升級為檔案管理服務器后，報銷流程可進一步自動化：

流程可調：財務人員接收到報銷憑證后，進行初步審核，并根據報銷票據的情況，按財務制度調整后續審批流程。

多級審批：可以設置流程模板，設定審批規則，大額報銷自動觸發部門負責人、財務總監等多層級審批。

數據聯動：通過API與ERP、財務軟件對接，直接生成憑證分錄，提升財務核算效率。

核心優勢：為什么選擇貓仔+龜仔？

1. 成本優勢：僅為全自動機器人的約1/10

貓仔+龜仔單套價格約不到3萬元（含基礎選件），且支持分布式部署；全自動報銷機器人整套系統均價超過20萬元。

案例：某中型企業采用龜仔后，由于不需要直接面對面處理，報銷效率提高的同時成本明顯降低。

2. 效率對比：兼顧速度與靈活性

掃描速度：龜仔配合愛普生高速掃描儀，每分鐘可處理40頁以上，支持雙面掃描。

流程耗時：從員工提交到財務完成審核，全程可縮短至1-2個工作日（傳統模式需3-5天）。

3. 安全性與合規性

防篡改：雙層PDF文件鎖定內容，放篡改參數，滿足審計要求。

權限隔離：員工僅能查看本人提交記錄，財務人員擁有編輯權限，管理層可全局監控。

4. 擴展性：從報銷到全檔案管理

龜仔不僅限于票據，還可掃描合同、財務文件等，貓仔則統一管理所有會計檔案數字資產，并且，可實現數字化檔案與紙質檔案的集成統一管理。

可無縫對接電子會計檔案國家標準，避免重復投資。

受益群體：誰需要貓仔+龜仔？

管理層：降本增效，風險可控

減少紙質流程的隱形成本，如流轉過程中的人力損耗。

實時查看報銷數據，進度一目了然。

財務人員：告別“手工地獄”

自動歸檔、電子化審批，工作量減少50%以上。

歷史票據一鍵調閱，應對審計更從容。

IT部門：輕量部署，維護簡單

龜仔即插即用，貓仔支持云端或本地化部署，無需復雜調試。

開放API接口，與企業現有系統快速集成。

普通員工：報銷“零跑腿”

無需排隊找領導簽字，掃描后投入文件柜即可。

手機端可實時查詢報銷進度，減少溝通成本。

升級建議：邁向全面數字化管理

對于已使用貓仔+龜仔的企業，升級為檔案管理服務器可實現：

流程自動化：自定義報銷、采購、合同等審批流程。

數據資產化：通過搜索與編研，形成編研成果，指導工作與決策。

合規升級：符合《電子會計檔案管理規范》（GB/T 33190-2016）等國家標準。

結語：低成本數字化，觸手可及

會博通“貓仔+龜仔”組合，不僅解決了票據報銷的燃眉之急，更為企業打開了會計檔案全面數字化的大門。其低成本、高靈活性的特點，尤其適合中小企業及大型企業的分布式辦公場景。在數字化轉型的浪潮中，無需斥巨資購買“奢侈品級”解決方案，選擇會博通，用一杯咖啡的日均成本，即可邁出高效管理的第一步。

立即行動，讓報銷不再“報銷”時間！