引言：傳統文件移交的痛點與龜仔的誕生

在數字化轉型的浪潮中，許多企事業單位仍面臨紙質文件管理的難題。盡管文檔管理系統（DMS）已廣泛應用，但出于權限管控和成本考量，普通員工往往無法直接使用系統。他們需定期將紙質文件手動移交給檔案管理部門，這一過程不僅效率低下，還易因移交延遲導致文件損壞或丟失，更增加了面對面接觸的繁瑣性和安全風險。

為解決這一痛點，會博通推出了一款智能化設備——掃描機器人“龜仔”。龜仔不僅實現了紙質文檔的快速數字化，更通過創新的“非接觸移交”機制，徹底顛覆了傳統文件管理模式，讓全員參與文檔數字化成為可能，同時保障了文件移交的安全性與及時性。

龜仔的核心價值：全員數字化與非接觸移交

作為會博通檔案系統的關鍵選件，龜仔的定位明確：

降低使用門檻：無需成為會博通主系統的注冊用戶，普通員工通過管理員授權即可操作，真正實現“全員參與數字化”。

消除物理接觸：通過文件收集柜與物聯網技術，實現紙質文件的“投遞-收取”分離，避免人員直接接觸。

提升管理效率：數字化文檔自動上傳至系統，紙質文件移交全程可追溯，減少人為失誤。

技術架構：龜仔如何支撐非接觸移交

龜仔的智能化非接觸移交功能，依賴于其軟硬件一體化設計：

1.硬件配置：高效掃描與智能物聯

高速掃描儀：支持雙面掃描、OCR識別，可生成雙層PDF文件，便于檢索。

文件收集柜：配備電子標簽閱讀器、密碼鎖及專用帆布袋，實現文件安全投遞與分類管理。

身份驗證設備：支持刷卡（身份證/IC卡）、掃碼（微信）和賬號登錄，確保操作權限可控。

2.軟件系統：無縫對接會博通生態

預裝管理軟件：自動綁定掃描儀參數，支持自定義文檔分類、掃描分辨率（50-600dpi）、圖像優化（傾斜校正、顏色過濾）等功能。

云端協同：掃描后的電子文檔直接上傳至會博通檔案系統指定目錄，紙質文件狀態通過標簽與系統聯動，實現全流程追蹤。

非接觸移交全流程解析

龜仔的非接觸移交流程可分為三大階段，以下以員工提交合同文件為例：

階段一：掃描與數字化

員工登錄：通過刷卡、掃碼或賬號登錄龜仔終端。

掃描設置：選擇“合同”分類，設置掃描參數（如分辨率300dpi、雙面模式），放入紙質文件啟動掃描。

文件生成：掃描結果自動生成雙層PDF，支持OCR文字識別，員工可在線編輯題名、添加附件。

階段二：紙質文件投遞

投遞確認：上傳完成后，系統提示“是否移交紙質文件”。

標簽綁定：員工將掃描后的文件放入貼有RFID標簽的專用文件夾，靠近文件收集柜的閱讀器掃描標簽。

安全投遞：文件夾通過投遞口放入柜內，柜內容量實時更新，觸發預警時自動通知管理員收取。

階段三：檔案管理員處理

收取與核驗：管理員使用密碼開鎖，從帆布袋中取出文件夾，核對電子文檔與紙質文件一致性。

標簽回收：通過龜仔的“回收標簽”功能，清除已使用標簽，重置文件夾狀態，實現循環利用。當然，如果用戶直接將標簽文件夾用于歸檔，則是一種更簡潔的檔案管理模式。

歸檔完成：紙質文件與電子文檔集成統一管理，自動進入會博通系統預審隊列，檔案管理員審查紙質與電子文檔的一致性以及屬性標注的合規性且修正后，進入預歸檔庫，根據需要，進行手動歸檔或自動歸檔，文件即成為檔案。

龜仔的四大優勢

1. 權限靈活，全員參與

獨立賬號體系：管理員可通過“獨立上傳文件授權”功能，為員工創建專屬操作賬號，不必占用主系統注冊賬號資源，大大降低了使用成本。支持身份證識別認證、IC卡工卡認證和微信綁定。

無系統依賴：操作者無需主系統權限，上傳路徑由管理員預設，確保數據安全與分類規范。

2. 移交零接觸，安全可控

物理隔離：文件收集柜采用國標密碼鎖，僅授權管理員可開啟；投遞口設計防止文件逆向取出。

電子追蹤：每個文件夾內置唯一標簽，系統記錄投遞時間、操作者信息，實現移交全程可追溯。

3. 效率倍增，成本優化

掃描高效：愛普生高速掃描儀每分鐘可處理數十頁文件，支持跳過空白頁、自動分頁。

減少人力：檔案管理員無需頻繁對接各部門，集中處理柜內文件即可，人力成本降低50%以上。

4. 兼容擴展，適應多元場景

多設備部署：支持分布式安裝，適用于大型企業的跨樓層、跨區域文件收集，有網絡連接條件的分支機構亦可部署。

選件豐富：可擴展身份證閱讀器、掃碼盒子等，滿足政府、金融等高合規性行業需求。

應用場景案例

案例1：合同的即簽即掃移交

某營銷公司引入會博通貓仔+龜仔后，銷售中心通過龜仔即簽即掃合同，然后，投遞至收集柜。檔案員每日定時收取，合同同步上傳至會博通貓仔，由檔案員整體管控。移交時間從原來的30天縮短至1天，且杜絕了合同遺失風險。

案例2：非面對面費用報銷

某施工企業使用龜仔處理采購及差旅費報銷。報銷人將報銷發票張貼到A4紙上，并填寫報銷清單，交自己的直接主管簽字后，掃描上傳，并將報銷憑證裝入專用文件夾后，投入文件收集柜，出納定期收取報銷憑證，避免了跑腿找人面對面簽字審核的麻煩，效率明顯提升。

案例3：車間工單實時掃描上傳

某動力電池生成企業，在三個生產車間布置三套龜仔，排產工單完成后即時掃描上傳，并投入收集柜，再也沒有發生過工單丟失的情況。

未來展望：龜仔的智能化升級

隨著AI與物聯網技術的深化，龜仔的功能將進一步擴展：

智能分揀：通過圖像識別自動分類文件，并分配至不同收集柜格口。

無人化管理：結合AGV機器人，實現文件收集柜自動運送至檔案室。

區塊鏈存證：掃描文件上鏈，確保移交過程不可篡改，滿足司法存證需求。

結語

會博通掃描機器人“龜仔”通過非接觸移交機制，不僅解決了文件管理中“移交煩、接收難”的頑疾，更推動了組織數字化轉型的深度落地。其低門檻、高安全、強效率的特點，使其成為現代企事業單位文檔管理的標配工具。未來，隨著技術的持續迭代，龜仔將在智能辦公生態中扮演更核心的角色，助力企業真正實現“無紙化”與“零接觸”協同。