引言：從合同到全文件——龜仔V5的“破圈”使命

當企業談論“數字化”時，合同管理往往是焦點。但現實中，需要掃描、移交、歸檔的文件遠不止合同——財務報表、人事檔案、研發文檔、客戶資料、工單……這些文件同樣面臨效率低、易丟失、協同難的問題。

會博通掃描機器人龜仔V5的誕生，正是為了打破“合同管理工具”的單一標簽。憑借全員可用的掃描能力與物聯網賦能的非接觸移交技術，它正在成為企業全場景文件管理的“萬能鑰匙”——任何需要紙質轉數字、線下轉線上的環節，龜仔都能讓流程快如閃電。

龜仔V5的三大核心能力：為何能“通吃”全場景？

1. 全員掃描：從專業設備到“傻瓜式”操作

傳統高速掃描儀往往專屬于文印部門，普通員工需排隊等待。龜仔V5通過以下設計，讓全員輕松上手：

一鍵掃描：僅需放入文件、點擊按鈕，自動完成雙面掃描、糾偏、OCR識別；

多格式支持：合同、發票、證件、工單……無論文件類型，均生成可檢索的PDF/圖片；

分類上傳：掃描后文件，可根據所選分類，自動上傳至貓仔或檔案服務器，方便管理與存檔。

場景示例：

銷售員掃描剛簽訂好合同，掃描上傳至貓仔，并將掃描后的文件裝入專用文件夾后，讀取文件夾上的電子標簽，投入文件收集柜，合同移交即告完成；

員工掃描整理好的報銷發票，自動關聯審批流程；

生產車間將排產完成的工單，即時掃描上傳，并將掃描后的紙質工單裝入專用文件夾后投入文件收集柜。

2. 非接觸移交：物聯網讓文件“自己去該去的地方”

龜仔V5的文件收集柜+RFID物聯網技術，重新定義了文件移交邏輯：

投遞即移交：員工將掃描后的文件裝入專用文件夾，讀取文件夾上的電子標簽，將文件夾投入收集柜，未與檔案員接觸即完成了移交；

快速定位接收：檔案管理員定期或不定期根據文件收集柜容量報警信息，收取紙質文件，并讀取文件夾上的電子標簽，快速定位到待接收的電子文檔，按制度檢查紙質文件與電子文件的一致性，以及標注的準確性與完整性，檢查修正符合要求即可接收文件；

專用文件夾的妙用：嵌入電子標簽的專用文件夾，可以直接用于文件歸檔和檔案管理，如果文件需要另行裝盒歸檔，則可回收文件夾上的電子標簽后，重新用于文件的移交。

3. 龜仔是走完文件數字化最后一里路的理想工具

龜仔V5是會博通檔案管理系統、檔案管理服務器和檔案管理機器人貓仔的選件，更是企業數字化的“連接器”：

即插即用：龜仔是軟硬件結合的智能硬件，開機聯網即可使用；

分布式部署：可部署于不同的辦公區域，甚至是可與總部實現網絡連接的分支機構，以方便員工即時上傳紙質文件，實現文件的非接觸移交，讓文件形成即數字化，方便移交接收的同時，也提供快速利用；

不占用主系統注冊用戶數：龜仔的使用者不需要專門采購會博通主系統的注冊用戶數，由系統管理員專項授權即可。一套貓仔或工作組版可授權200個上傳賬號，標準版和企業版則不限制上傳賬號數。這樣，在全員參與數字化的同時，大大降低了用戶的使用成本。

龜仔V5全場景應用圖譜：誰需要它？用在哪里？

場景1：合同檔案——即簽即掃，合同檔案零差錯

痛點：合同分散保存在員工手中，收集難，查詢不易，執行容易出現偏差；

龜仔方案：

合同簽訂完成即時掃描上傳至會博通檔案主系統，紙質合同則裝入專用文件夾，讀取電子標簽后投入文件收集柜，完成非接觸移交；

檔案管理員定期或不定期收集柜子中的文件，完成文件的核查與接收。

成效：某互聯網營銷公司采用龜仔實現即簽即掃、非接觸移交合同后，每月節省合同檔案整理時間40小時，合同執行無差錯。

場景2：財務部門——報銷、審計“無紙化”革命

痛點：紙質發票易丟失，跨部門面對面簽字流程漫長；

龜仔方案：

員工掃描報銷憑證后，自動推送至財務部；

整個報銷過程無須報銷人與財務部面對面打交道；

報銷票據數字化后，可以關鍵詞搜索獲取審計材料，效率明顯提升。

成效：某連鎖企業財務部報銷周期從2周縮短至3天，審計準備時間減少70%。

場景3：教育行業——試卷、檔案管理“一鍵無憂”

痛點：學生試卷、學籍檔案堆積如山，調閱困難；

龜仔方案：

掃描學生作業、試卷并加注知識點標簽；

教師可通過搜索實時形成學生成長檔案；

成效：幼兒園、K12學校將龜仔作為會博通教學數字資源管理系統的信息收集數字化前端，可廣泛、實時收取各類學校數字資源。

場景4：政府機關——資料收集的數字化入口

痛點：參加會議、考察、接到來訪所收集的大量有價值的資料，都存留在各部門或個人手中，無法形成共享的知識資源；

龜仔方案：

所收集到的資料，經評估后，即時掃描上傳到會博通主系統，形成可供檢索的雙層PDF文件，快速提供利用；

文件上傳時，準確記錄上傳人、上傳時間等，有利于知識貢獻分析與獎勵。

成效：某市政部門利用會博通貓仔+龜仔，創建行業知識庫，讓沉睡的知識成為可供利用的有價值的知識資產，部門的工作效率和工作質量明顯提升，行業影響力爆棚。

龜仔V5的獨特優勢：為什么它能“以一敵百”？

優勢1：成本低至“白菜價”，中小企業也能輕松上車

一套龜仔V5（含掃描機器人和文件收集柜）售價僅不過萬元；

貓仔+龜仔的總價也就3萬余元；

對比其它方案：某企業原計劃采購20萬元級文件收集機器人，整套系統預算達35萬元，改用貓仔+龜仔后節省預算超90%。

優勢2：部署快如“閃電戰”，今天買明天用

無需改造辦公室：插電聯網即可使用；

員工零培訓：操作邏輯類似自助快遞柜，老人也能輕松上手。

優勢3：安全合規“鐵三角”，守護企業生命線

權限管控：員工僅能操作自己上傳的文件；

防篡改存證：文件掃描后生成哈希值，防篡改可追溯；

全程加密：文件傳輸與存儲全程加密，符合等保2.0要求。

結語：龜仔V5——讓每一份文件都找到“光速通道”

無論是合同、發票還是一般文件，龜仔V5用“掃描即數字化、移交即自動化”的能力，為企業筑起一條條文件管理的“高速公路”。它不再是一款工具，而是一種全新的工作方式——讓全員從繁瑣的紙質流程中解放，專注于創造真正價值的任務。

會博通——讓智能，為每一份文件賦能。