【場景洞察】紅腸配方保衛戰背后的管理覺醒

在秋林里道斯總部的品控實驗室內，第三代傳承人李師傅正在核對最新調整的配方比例。與此同時，三公里外的檔案中心，智能系統正將這份標注著"絕密"的文檔自動分類歸檔——這個看似平常的工作場景，實則是這家百年企業持續數字化轉型的縮影。通過與會博通的深度合作，秋林里道斯成功實現了從紙質臺賬到智能檔案管理的跨越式升級。

第一章 合規管理：食品企業的生命線守護

1.1 安全追溯體系的數字化重構

行業監管剛需：根據企業提供的審計報告，需長期保存原料溯源、生產工藝等12類核心檔案

系統解決方案：

? 構建檔案的"三鎖防護"機制：動態水印+權限隔離+操作留痕

? 設置若干智能預警點，自動提醒證照續期、合同履約等關鍵節點

? 預留知識支持接口，為OA、ERP系統提供知識支持服務

1.2 多組織管控的破局之道

管理痛點：

? 跨區域子公司檔案標準不統一（據內部調研，曾因驗收單缺失延誤項目審計）

? 法務部門調取歷史合同平均耗時2小時

實施成效：

? 建立集團統一的四級分類標準（覆蓋9家子公司、3個分支機構）

? 電子簽章系統實現歸檔章數字化，在加密檔案的同時，固化檔案內容，防止篡改。

? 權限矩陣細化到文件級，保障核心文檔安全

第二章 效能躍升：看得見的數字化轉型收益

2.1 管理層的決策視角

文檔檢索時間從45分鐘縮短至3秒，支撐快速決策響應

逐步無紙化，年節約紙張耗材費用超80%，庫房騰退轉產線擴建

合同實時歸檔，合同丟失、管理混亂的現象得以改善，規避履約風險，降低潛在損失

2.2 IT部門的實施體驗

采用"會博通檔案管理軟件+掃描機器人龜仔"輕量部署，快速完成系統上線

通過SDK，可與現有OA、ERP等系統無縫對接，實現審批流自動觸發歸檔

龜仔即插即用，安裝方便，維護簡單，技術支持響應及時。歸檔節點提前，全員參與數字化。

2.3 檔案管理者的工作變革

智能分類歸檔引擎使文檔整理效率至少提升3倍

高拍儀+OCR技術讓老檔案可搜索、可分析

版本控制可杜絕配方文檔的誤覆蓋風險

2.4 普通員工的使用感知

新員工培訓周期從3天壓縮至2小時

可創建各種專業知識庫，如設備維修知識庫使故障解決率明顯提升

員工查檔速度明顯加快

 第三章 技術溫度：當百年匠心遇見數字智慧

3.1 傳統工藝的數字化傳承

秋林里道斯一貫注重知識傳承與數字化管理，在灌腸車間，王師傅的手寫工藝筆記正通過智能掃描儀轉化為數字資產。"現在年輕人掃碼就能看到三十年前的工藝改良記錄"，老師傅感慨道。檔案管理系統的引入，為企業歷史智慧的傳承提供了技術保障。

3.2 看得懂的技術賦能

給每份文檔辦"電子身份證"：符合國家規范的元數據標注，以及條碼、電子標簽等物聯網技術的引入，使文檔的管理與利用更為簡潔與方便

會"思考"的檔案管家：可根據關鍵詞智能推薦關聯文檔

AI賦能OCR技術，紙質文件可掃描自動生成雙層PDF文件，供全文搜索

3.3 可感知的效率革命

"以前找合同要翻半天鐵皮柜，現在就像點外賣一樣方便"，法務專員這樣描述變化。系統上線后最顯著的改變是：當德國設備商緊急索要5年前的圖紙時，工程師在會議室就完成了在線調閱。

第四章 實施解碼：老字號升級的漸進式路徑

4.1 精準匹配的部署策略

輕量啟動：首期聚焦已有數字化文檔的集中統一管理，消除信息孤島，并逐步進行歷史檔案的數字化

彈性擴展：服務器支持從部門級到集團級的平滑升級

價值驗證：檔案數字化使檔案的利用效率成數量級提升

4.2 深入業務的耦合設計

OA審批流與檔案歸檔自動銜接

生產過程紙質文檔可實現非接觸移交

二維碼、電子標簽直接關聯文檔

4.3 持續進化的組織能力

培養既懂工藝又通系統的"雙棲人才"

設立數字化轉型專項獎勵基金

檔案團隊轉型數據服務中心

【未來展望】在數字窖池中陳釀百年匠心

站在秋林里道斯的檔案中心，1910年的采購單與直播電商數據在屏幕上交相輝映。這種跨越時空的對話，印證著一個真理：老字號的傳承不僅是堅守傳統，更要善于用新技術封存時間饋贈。當會博通系統默默守護著每一份企業文檔，當智能掃描儀將紙質文件內容轉化為數字記憶，中國味道的百年故事正在書寫新的篇章。