當前，AI、區塊鏈等前沿技術雖受熱捧，但其落地依賴雄厚的數據基礎與技術投入，多數組織尚未具備私有化部署條件。回歸現實，基礎信息的數字化——尤其是檔案管理領域——才是組織數字化轉型的首要任務與核心基礎。本文剖析檔案數字化的戰略價值，闡明從紙質到電子的科學路徑，并強調協同推進的關鍵角色分工，助力組織筑牢信息基石，釋放管理效能。文章亦將介紹會博通檔案管理產品矩陣如何匹配不同數字化階段的核心需求。

一、 熱潮下的冷思考：技術應用需夯實根基

AI大模型、區塊鏈等技術光芒四射，描繪了智能決策、可信追溯的未來圖景。然而，這些技術的真正威力，高度依賴于高質量、結構化、大規模的數據基礎，以及強大的算力、專業的算法團隊和持續的巨額投入。現實是，除少數頭部機構外，70%以上的組織仍處于數據積累與治理的初級階段，尤其是歷史檔案信息的數字化程度普遍不足。脫離堅實的數據根基，再先進的技術也只是空中樓閣。組織亟需回歸本質，優先完成基礎信息的數字化這一“必修課”。

二、 檔案數字化：組織數字化轉型的重中之重與核心基礎

檔案，承載著組織的歷史、經驗、知識與合規憑證，是組織最核心的基礎信息資產。其數字化絕非簡單的掃描存儲，而是涵蓋“收、管、存、用”全生命周期的體系化變革：

1、從源頭捕獲電子化： 部署檔案管理系統，確保新產生文件直接以電子形態生成、流轉、歸檔（如OA公文、業務系統表單、設計圖紙、合同等），告別“先紙質后掃描”的低效循環。

2、歷史檔案搶救性數字化： 制定科學計劃，有序將存量紙質檔案進行高質量掃描、OCR識別、元數據著錄，建立可檢索、可利用的數字副本庫。

3、構建一體化管理平臺： 實現各類檔案（文書、科技、聲像、實物等）的統一分類、集中存儲、權限管控、流程驅動與安全備份，消除信息孤島。

4、賦能高效檢索與利用： 支持全文檢索、多維篩選、在線預覽、借閱申請與利用統計，讓“死檔案”變成“活知識”和“決策依據”，顯著提升全員工作效率。

5、保障合規與安全： 滿足國家《檔案法》《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》等要求，實現電子檔案的四性檢測（真實性、完整性、可用性、安全性），為審計、風控、法律糾紛提供可靠憑證。電子檔案單套制管理的落地，更將大幅降低紙質打印、裝訂、倉儲的成本。

核心價值凸顯：

管理者： 提升決策依據質量，加強風險管控，降低運營成本（倉儲、人力、合規），助力組織知識沉淀與傳承。

IT部門： 整合信息資源，構建安全可靠的基礎設施，為未來引入AI等高級應用奠定數據基礎，減少后期治理成本。

檔案人員： 告別繁瑣手工操作，轉向高價值的檔案鑒定、知識編研、咨詢服務，提升專業地位。

普通員工： 文檔移交實時化，秒速獲取所需檔案信息，遠程協作無障礙，流程審批在線化，工作體驗飛躍。

三、 科學推進：會博通檔案管理產品矩陣賦能全場景數字化

檔案數字化是一項系統工程，選擇成熟、靈活、合規的技術平臺至關重要。會博通深耕檔案與知識管理領域多年，其產品矩陣精準覆蓋檔案數字化全旅程：

1、會博通綜合檔案管理系統：

核心平臺： 提供全門類檔案“收集、整理、鑒定、保管、統計、利用”全流程在線管理。

場景適配： 內置符合國家標準的文書、科技、會計等檔案管理模板，支持高度自定義，滿足政府、企業、高校等不同行業需求。

價值： 實現檔案管理規范化、流程化、電子化，是組織檔案數字化的“中樞大腦”。

2、歷史檔案數字化加工服務與模塊：

解決方案： 提供從檔案出庫、整理、掃描、OCR、圖像處理、數據著錄、質檢到掛接入庫的全流程服務或標準化工具。

場景適配： 針對海量存量紙質檔案的快速、高質量數字化轉換。

價值： 高效激活歷史資產，為后續管理與利用奠定基礎。

3、會博通電子文件歸檔與電子檔案管理（單套制）解決方案：

核心技術： 無縫對接OA、ERP、BPM等業務系統，實現電子文件的在線自動捕獲、四性檢測、規范歸檔、長期保存與可信利用。

場景適配： 滿足國家電子檔案單套制管理要求，實現“來源可靠、程序規范、要素合規”的電子檔案管理。

價值： 徹底實現無紙化歸檔，降本增效，保障電子檔案法律效力。

4、會博通知識管理系統：

延伸應用： 在檔案管理基礎上，整合組織內外顯性與隱性知識資源（制度、標準、項目經驗、專家技能等）。

場景適配： 支持知識沉淀、分類、關聯、推送、協作與創新。

價值： 將檔案升級為知識資產，賦能組織學習、創新與核心競爭力提升。

四、 行動指南：協同共建數字基座

給管理者： 將檔案數字化納入組織戰略，提供資源保障，明確政策支持（如推動電子簽名應用、確立電子檔案法律效力內部認可），關注投入產出與合規價值。

給IT部門： 評估現有基礎設施，規劃系統集成方案（尤其業務系統對接），保障網絡安全與存儲可靠性，牽頭選型并部署合適的檔案管理平臺（如會博通）。

給檔案人員： 主導制定數字化標準與流程，負責歷史檔案數字化項目質量把控，利用系統（如會博通）提升管理效能，積極開展檔案編研與知識服務。

給普通員工： 養成電子化辦公習慣，及時、規范移交應歸檔電子文件，積極學習利用檔案系統進行信息檢索與利用。

總結：

在追逐技術星辰大海之前，筑牢腳下的數字地基更為關鍵。

檔案數字化不僅是管理方式的升級，更是組織效能躍遷、風險可控、知識傳承的戰略基石。

選擇如會博通這樣成熟、全面、合規的檔案管理產品矩陣，能幫助組織科學、高效地完成這一基礎性、關鍵性任務，為未來的智能化應用鋪就堅實的數據通路。

立足當下，夯實根基，方能在數字化浪潮中行穩致遠。