告別證件過期，可能會造成嚴重的經濟損失！某制造企業因ISO9001證書過期被取消投標資格！某連鎖藥店因藥品經營許可證未及時年檢被罰50萬元！資質證照管理失控，已成為企業合規經營的隱形地雷！會博通證照管理系統，可以實現物理證照與數字檔案的精準關聯，規避證照時效失控導致的法律風險，避免發生資產盤點時權屬狀態模糊的情況。

一、證照管理的三重困境

1、物理管理混亂：營業執照、專利證書等散落各部門保險柜，緊急調用需多方協調。

2、時效監控缺失：年檢、續費日期依賴人工記錄，漏辦率超34%（來源：企業法務聯盟2023調研）。

3、資產狀態模糊：無法快速統計有效證件數量，并購融資時埋藏合規風險。

二、會博通證照管理解決方案核心邏輯

注：紙質證照掃描錄入，電子證照直接引入電子版。

三、實戰操作指南（附避坑要點）

步驟1：建立數字化證照庫

1、分類框架創建

進入會博通 ——證照管理模塊 ——右鍵新建分類

推薦結構：

證照總庫  

├─ 經營資質（營業執照/ICP證/食品經營許可證）  

├─ 行業認證（ISO9001/高新技術企業證書）  

└─ 資產權屬（房產證/商標注冊證/專利證書）  

注：支持按年度/部門建立二級分類

2、證照數字化入庫

掃描上傳：高拍儀拍攝紙質證照 ——會博通“掃描新建PDF”自動合成多頁文件

屬性錄入：關鍵字段必填：證照編號，發證機關，有效期起始日，有效期截止日，保管責任人。

步驟2：二維碼標簽全生命周期管理

1、生成唯一標識

在證照屬性頁勾選 “生成二維碼” ——選擇 “證照編號” 作為編碼源

系統自動生成二維碼（支持PDF/PNG格式下載）

2、標簽應用規范

提示：使用防水不干膠標簽，避免遮蓋關鍵信息

3、現場快速調用

手機掃碼 ——實時查看電子版 + 有效期狀態

行政人員盤點時掃碼即完成核驗

步驟3：智能預警體系搭建

1、多級提醒配置

選中證照 ——點擊 “提醒設置” ——添加規則：

規則1：到期前30天 ——每周一提醒保管人  

規則2：到期前7天 ——每日提醒法務部  

規則3：到期當天 ——提醒行政總監  

2、批量提醒

復選提醒對象，一次完成提醒設置

步驟4：統計分析

可按年度、種類、機構等形成統計圖表。

四、客戶實證：從救火式管理到主動防控

案例：某連鎖餐飲企業（門店200+）

1、痛點：食品經營許可證分散在各地店長手中，過期門店占比23%

2、方案：

總部集中掃描230份證照存入會博通

為每張證書生成二維碼標簽快遞至門店

設置 “到期前60天提醒區域經理” 規則

3、成效：

證照過期率降至0%

新店辦證效率提升40%（復用歷史申請材料模板）

五、為什么這個方案值得投入？

1、風險控制：

避免單證過期罰款（最高可達違法所得5倍）

消除投標/上市進程中的資質瑕疵

2、效率提升：

證照查找時間從平均47分鐘降至20秒

年檢準備工作量減少70%

3、資產增值：

數字化證照庫可作為無形資產估值

完整權屬記錄提升并購溢價空間

技術本質：用20%的數字化投入，解決80%的合規性風險