《全國檔案事業發展“十五”計劃》明確提出：要加快我國檔案信息化建設的步伐，接收電子檔案進館，加快現有檔案的數字化進程，解決電子文件歸檔、電子檔案管理、檔案信息資源的網絡化檢索與利用等問題。20世紀90年代以后，計算機和網絡技術在檔案行業得到了廣泛應用，極大地促進了檔案信息資源的現代化管理和網絡化傳播與利用，使檔案管理向著現代化、信息化方向迅速發展，我國檔案信息化建設的開展正在使檔案工作的現代化邁上新的臺階。會博通綜合檔案管理資深產品專家指出：我國的檔案信息化啟蒙于20世紀80年代末，成長于20世紀90年代，進入21世紀，我國的檔案信息化建設邁向穩步成長與快速發展的重要階段。

啟蒙與認識階段

20世紀80年代中后期，市場競爭迅速加劇，企業為了提高市場競爭能力，紛紛采用現代網絡與信息技術，開展企業信息化，架構局域網環境，實施采購、銷售、庫存、財務、生產計劃、產品設計等管理信息系統，旨在降低生產成本、提高產品質量、縮短上市時間、提供優質服務。20世紀90年代初，辦公自動化系統的研發與實施又為企業內部的流程化管理和高效率的運作提供了強有力的技術支持。企業信息化產生了大量的電子文件，如產品物料清單、產品樹結構、計算機輔助設計等數字信息，而這些計算機數據文件又很難以紙質文件形式進行保存，并且不方便利用，如果以電子形式歸檔則必然形成數字形式的檔案。此時，檔案保管機構面臨著如何接收和保管電子文件以及如何提高利用的挑戰。一些單位開始嘗試在辦公自動化系統中增加電子文件歸檔、電子檔案管理等功能，提出文檔一體化管理的初步概念，并積極開展探索性工作，企業的檔案管理人員也逐漸開始了解和接觸計算機。這個階段，檔案信息化僅處于對計算機的了解、學習和認識的初級階段，只有少數有條件的檔案保管機構開始考慮購買個人計算機，動員檔案管理人員了解和學習計算機的基本操作，但使用方式也僅局限于單機操作、機讀目錄管理及手工業務的計算機化等。

起步與探索階段

20世紀90年代，為適應全國各大城市信息化建設和檔案事業發展的需要，我國檔案信息化工作開始起步。一些省市級檔案館開始考慮檔案信息化的規劃與建設，在調查、分析檔案部門的業務管理方式和檔案實體的內容、形式、特征的基礎上，對檔案領域計算機應用系統建設工作的一些方面進行了設計和規劃，并取得了初步的成效。《上海市計算機輔助檔案管理總體方案》就是這個時期的代表成果之一；與此同時，一些檔案管理機構根據檔案管理業務的實際工作需求，研究和開發出單機版的檔案管理信息系統（Archives Management InformationSystem，以下簡稱AMIS）。從1992年開始，就有一些技術實力較強的檔案館開始自主開發檔案管理信息系統，并取得了初步成果。由于這個時期全國檔案行業的信息化基礎設施相對薄弱、應用系統功能不太完善、檔案工作人員知識結構單一等多方面條件的限制，檔案信息化規劃的一些初步成果也僅停留于計算機輔助手工管理的局部性和探索性研究階段，檔案管理信息系統的應用也僅局限于單機板、檔案案卷目錄數據的管理以及條件相對優越的小范圍的檔案館。總體而言，這個時期全國的檔案信息化依然處于嘗試性的初級應用階段，但一些前瞻性研究工作為檔案信息化未來幾年的發展奠定了基礎。1997年，面對信息化發展的新趨勢，深圳市檔案局就提出了建立數字檔案館的初步設想，幾年后，深圳市檔案館成為全國檔案工作的示范單位。

建設與成長階段

1995～1999年，全國檔案工作進入了更大范圍的信息化基礎設施建設與逐漸成長的初級發展階段。這一階段的工作重點在于信息化基礎建設和應用系統的方案設計。隨著檔案工作者的信息化意識逐步增強以及檔案基礎設施與檔案信息資源庫建設的投入逐漸加大，檔案管理軟件紛紛走向市場，檔案網站系統也出現在互聯網上，檔案目錄數據庫查詢和檢索系統在各大城市的檔案館先后建立起來，利用局域網提供檔案目錄信息資源的服務與利用等工作也逐漸在許多檔案館內部開展起來；國家檔案局也于1999年發布了《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》等相關標準，檔案管理信息系統逐步從單機版發展到客戶/服務器（Client/Server，以下簡稱C/S）網絡運行模式。

然而，這一階段的檔案信息化工作依然存在很多局限性，如檔案信息化標準、規范相對滯后；檔案管理信息系統的研發人員與檔案工作者之間缺乏深層次的溝通與交流；檔案管理信息系統的研制還處于“邊飛行邊調試”的動態完善過程中；檔案管理信息系統的應用也處于目錄數據集中管理與目錄信息局域網內共享的應用階段；而電子檔案原文的收集、保管和提供利用等方面還未進行更深入的工作；另外在館藏檔案的數字化與開發利用等方面也還未加大投資的力度。但這一階段的網絡化基礎設施的建設和管理信息系統的使用等工作為“十五”期間全面開展檔案信息化建設工作奠定了良好的硬件基礎，積累了一定的經驗，鍛煉了一批檔案信息化應用與實施的人才隊伍。

發展與應用階段

進入21世紀，各行各業信息化建設進入快速發展和深層應用階段，特別是我國電子政務進入實質性運行階段后，檔案信息化建設步入快速發展的高級應用階段。2000年，國家檔案局將加快檔案信息化建設列為全國檔案事業“十五”計劃的一項重要任務。深圳市率先提出并開始了數字檔案館的建設，對電子文件這種檔案新形式的接收管理進行了有益的嘗試，標志著全國檔案信息化建設全面提速。2002年國家檔案局制定了《全國檔案信息化建設實施綱要》，對全國檔案信息化建設做了進一步部署，要求到2005年基本實現檔案管理現代化和辦公自動化，初步建成全國檔案工作信息網和中國檔案文獻網。這一綱領性文件已經逐步在全國各地得到認真的貫徹和實施，并且不斷走向更深入。2003年8月20日，青島市數字檔案館正式啟用，成為國內首家投入使用的數字檔案館。至此，全國檔案信息化建設開始步入一個良性發展的新階段。這一階段的主要特征是：

以檔案資源的服務利用為目的開展信息化建設。檔案信息化相關的標準與規范逐漸被編制并發布實施，國家檔案局和各省市檔案局加大力度開展檔案信息化建設的科研工作，并將檔案信息化納入相關規劃中。與此同時，館藏檔案數字化加工和提供數字化檔案服務利用等工作也普遍開展起來，電子文件歸檔和歸檔后的電子檔案的管理系統也逐步建立起來，檔案管理信息系統進一步發展到瀏覽器/服務器（Browser/Server，以下簡稱B/S）應用模式，一些單位甚至開始探索AMIS的智能客戶端運行模式，全國范圍內的檔案信息化建設有了一些成功的應用案例。典型的應用成果有：國家檔案局制定并發布了《電子文件歸檔與管理規范》、《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》、《檔案管理信息系統功能規范》，各省市也根據自己的發展特點制定了相應的規范及實施辦法。目前，全國正在進行“十一五”規劃的編制，檔案事業發展的“十一五”規劃也被列入專業行業規劃編制目錄，檔案信息化將作為檔案事業中一項基礎性業務工作來開展。

這充分體現了國家和政府對檔案事業發展的重視和支持，為推動我國檔案事業的可持續發展創造了有利條件，促進了檔案事業與社會政治、經濟、文化等各項事業的同步發展。

總體而言，檔案信息化發展經過了以上四個典型的發展與應用階段，但每個檔案管理機構在開展信息化建設時不一定都會有相同的經歷。起步較晚的一些檔案館，在充分認識到信息化的重要性和實效性后，積極采取了一系列的準備工作，如加快體制改革、更新管理理念、優化業務流程、規范管理工作、準備基礎數據、引進復合型人才、加大投資力度等措施，努力實現檔案信息化的跨越式發展，這將會形成新時期檔案信息化建設與發展的新局面。