某小型制造企業行政負責人王小姐，最近面臨棘手難題：公司正推進數字化轉型，要求將過往的數萬份紙質文件全部電子化，并要實現各部門文檔的集中管理。對此，行政部安排文員收集文件，并用公司掃描儀掃描錄入，通過網盤集中管理。

“數字化”看似啟動了，問題卻接踵而至：

1、效率低：由于文檔整理、掃描錄入步驟繁瑣，電子化進度緩慢；

3、收集難：生產部門的文件經常遲交或交不齊，催收溝通耗時耗力；

3、存儲亂：各部門管理標準不一，文件重復存儲、新舊版本混用等頻現；

4、風險大：掃描件存儲在文員電腦上，易遭病毒攻擊泄露；權限管理僅劃分到部門，重要文件無加密保護；證照、認證文件過期無提醒…

由于資金、技術、人才資源有限，面對海量、持續的數字化需求，王小姐陷入了困境——預算有限如何推進檔案數字化？從何著手破局？

企業檔案數字化面臨多維挑戰

會博通認為，檔案數字化絕非簡單的"紙質轉電子"，而需系統性地攻克多維挑戰，以確保轉型的全面性和可持續性，需重點關注：

1、合規要求：嚴格遵循《檔案法》等國家和行業法規要求，確保每個環節合法合規；

2、體系建設：建設健全的檔案管理體系，包括管理制度、工作規章、業務規范等；

3、基礎設施：配備相應的軟硬件措施，為數字化檔案管理提供堅實支撐；

4、人才培養：培養既懂檔案管理、又熟悉信息技術的復合型人才，提供人才保障。

中小企業的檔案數字化轉型，由于資源有限，無法像大型企業一樣全方位大規模推進，其實可采用“重點突破”的方式來以點帶面，比如以合法合規為核心，應用成熟的數字化檔案管理平臺來管理，逐步逐層推進數字化轉型。

檔案管理機器人：更省力、更高效的解決方案

要數字化及管理海量文檔，必須要有專業工具——檔案管理機器人“貓仔”，就是這樣一款既能做數字化掃描，也能做文件、檔案、知識一體化管理的解決方案產品。

想象一下，你的辦公室里有這樣一位“員工”：它“懂法懂規”，操作簡便，還具備各種智能功能，助你在點擊之間完成檔案工作；它還有“搭檔”分布各地，能高速掃描海量文件并統一歸檔到系統中——檔案數字化是不是輕松多了？

解決方案式產品，即插即用

“貓仔”是一套開箱即用的軟硬件解決方案，包括會博通檔案管理系統、高配置電腦及高速掃描儀，能夠用來管理公司中所有文件與檔案，包括證照、人事檔案、合同檔案、文件資料等，一套配備檔案管理所需。

分布式錄入，全員參與

用“貓仔”掃描上傳文件非常便捷：文件、圖片、票據等，點擊幾下即可批量掃描、OCR識別生成雙層PDF、自動存儲至檔案系統指定分類中，省去諸多手工步驟。還可搭配掃描機器人“龜仔”放在各部門中，全員收集，無需專人做掃描也能高效數字化。

一站式平臺，個性管理

“貓仔”是強大的文檔管理助手，其設計遵循檔案管理相關法規要求，功能涵蓋文檔從采集、錄入、整理、歸檔到利用和銷毀的全生命周期。并且，企業可全面自定義檔案管理架構、權限體系及工作流程等，讓系統應用既符合規范亦深度契合管理需求。

智能化功能，提效提質

“貓仔”的好用，更在于一系列的數字化功能：一鍵自動歸檔、表格套打、批量錄入與掛接等，幫管理人員省時省力；歷史版本管理、自動提醒、高效檢索平臺等，助力靈活應對不同場景需求；個性化水印、細粒度權限體系、密級管理、系統日志監控等，由內而外嚴守文檔信息的安全。

通過“貓仔”檔案管理機器人，企業不僅能更靈活應對文件收集、掃描、上傳等繁瑣工作，釋放人力，更能借助其完備功能，將海量文件分門別類有序存儲，實行文檔全生命周期管控，助力企業逐步構建有序、高效的檔案管理體系。

檔案管理機器人“貓仔”，助企業更輕松地跨越數字化轉型的門檻，讓檔案管理更輕松。歡迎聯系會博通預約演示，開啟數字化之旅！