紙質檔案存在的問題：

如何破局？

檔案全面數字化已成為不可逆轉的趨勢，是提升組織運營效率、保障信息資產安全、邁向智慧管理的必經之路。

一、檔案數字化：時代發展的必然選擇

檔案數字化并非簡單地將紙張變為電子圖片。

它通過高速掃描、精準OCR（光學字符識別）、智能分類、結構化存儲等先進技術，將沉睡的紙質檔案轉化為可檢索、可分析、可共享的活數據。

其核心價值不言而喻：

效率躍升：告別耗時的手工查找，實現秒級精準檢索。

成本優化：大幅節省物理存儲空間、管理人力及耗材成本。

安全加固：數字化檔案可多重備份、分布式存儲、權限精細多維控制、操作全程留痕，有效防范丟失、損毀與越權訪問。

價值深挖：數字化檔案為大數據分析、知識管理、輔助決策提供了堅實基礎。

服務升級：支撐遠程查閱、在線審批，提升協作效率與內外部用戶滿意度。

合規保障：滿足日益嚴格的電子檔案管理法規要求。

二、全面數字化的關鍵挑戰：如何跨越紙質轉電子的鴻溝？

實現全面數字化愿景，最大的攔路虎往往是海量紙質檔案的電子化轉換工作。

傳統人工掃描方式面臨諸多痛點：

效率瓶頸：人工拆卷、整理、掃描、質檢流程繁瑣，速度慢，難以應對大規模檔案。

人力消耗：需要投入大量專職人員，成本高昂且工作枯燥，差錯率高。

質量波動：掃描清晰度、OCR識別準確率受人為因素影響大。

檔案損傷風險：頻繁拆裝、翻閱易造成珍貴原始檔案的物理損傷，庫房存儲條件不佳也會造成紙質檔案的蟲蛀、霉變、損毀等。

流程割裂：掃描與后續的檔案管理系統（如著錄、歸檔、檢索）往往脫節，形成信息孤島。

三、黃金搭檔：會博通數字檔案管理系統 + 掃描機器人“龜仔”

要高效、無損、高質量地跨越“紙質轉電子”的鴻溝，并實現數字化檔案的全生命周期管理，會博通綜合檔案管理系統與高速掃描機器人“龜仔” 的強強聯合，提供了近乎完美的解決方案。

(一) 掃描先鋒：機器人“龜仔”——高速智能攻克紙質堡壘

“龜仔”非等閑之輩，它是集成了高速成像的智能掃描設備和OCR技術的智能機器：

智能化處理：

自動雙面：無論是單頁還是多頁文件，也不論是單面還是雙面，都能處理，適應不同紙張材質。

高速掃描：饋送式專業級掃描儀，支持雙面高速掃描，效率遠超人工。

AI賦能，質量護航：

智能糾偏：自動檢測并校正歪斜頁面。

自動剔除空白頁：自動識別空白頁，并剔除。

智能圖像處理：自動優化對比度、亮度，確保圖像清晰可讀。

AI賦能OCR：

高速掃描的同時，通過OCR自動生成雙層PDF，利用、搜索更高效。

(二) 管理核心：會博通數字檔案管理系統——打造數字化檔案“智慧大腦”

“龜仔”解決了“紙變電”的入口難題，而會博通則是數字化檔案高效管理、深度利用的“智慧大腦”。它提供覆蓋檔案“收、管、存、用”全生命周期的強大功能：

無縫集成，流程貫通：

1.“龜仔”掃描即上傳：“龜仔”完成掃描后，雙層PDF文件，及按規則標注的關鍵信息（如題名、責任者、編碼等）可自動或一鍵式上傳至會博通系統預設的目錄下，徹底打通掃描與歸檔的斷點。

2.元數據自動捕獲：結合OCR技術，會博通可自動提取掃描件中的關鍵文字信息（如題名、文號、標題、日期等），作為元數據輔助著錄，也可按預定規則著錄，大幅減少人工錄入。

3.智能分類與編目：

規則引擎：支持按預設規則（如機構、年度、項目、檔案類型等）自動分類歸檔。

智能推薦/輔助著錄：基于OCR內容和預設模板，智能推薦檔案分類、題名、關鍵詞等，提升編目效率和規范性。

4.海量存儲與高效檢索：

多級存儲策略：支持支持數據庫存儲和文件服務器存儲，文件服務器又分為本地、NAS、FTP和對象存儲，優化存儲成本與訪問速度。

全文檢索利器：基于OCR文本內容，提供強大的全文檢索功能。用戶可通過任意關鍵詞、詞組、組合條件（AND/OR/NOT）快速定位所需檔案，實現“大海撈針”秒變“探囊取物”。

多維檢索：支持按檔案屬性（題名、文號、日期、責任者、分類號等）、全文內容、甚至附件內容進行組合檢索。

5.安全與權限管控：

細粒度權限：支持按密級、用戶、角色、部門、檔案分類設置精細到文件、字段甚至操作（查看、下載、打印、編輯、刪除）的權限。

操作全留痕：所有用戶操作（登錄、檢索、瀏覽、下載、修改等）均有詳細日志記錄，滿足審計要求。

數據加密：支持傳輸加密和存儲加密，保障數據安全。

水印防擴散：支持屏幕水印、下載水印、打印水印和流程水印，防止敏感信息泄露。

6.便捷利用與共享：

在線預覽：支持多種格式文件（PDF, Office, 圖片， CAD等）在線預覽，無需下載。

借閱申請與審批：線上流程化處理檔案借閱申請與審批。

虛擬檔案室：可設置專題、項目虛擬檔案室，方便信息聚合與共享。

移動辦公：支持通過APP或釘釘、企業微信小程序進行檔案檢索、審批、查閱等。

7.標準與合規保障：

遵循標準體系：遵循國家檔案局相關標準規范（如《文書類電子檔案元數據方案》）。

四性檢測：提供技術手段和管理流程保障電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。

長期保存格式：支持PDF/A等長期保存格式轉換與管理。

防篡改存證：以文件內容的哈希值為數字指紋，存證作為防篡改標識，也可將歸檔章設置為電子印章，增強法律效力。

四、會博通 + 龜仔：實現檔案全面數字化的最佳實踐路徑

結合會博通數字檔案管理系統和掃描機器人龜仔這套黃金組合，組織可以高效、有序地推進檔案管理全面數字化：

1.規劃先行：

范圍界定：確定優先數字化的檔案范圍，如常用檔案、到期檔案、核心業務檔案等，經常查找的檔案優先數字化。

流程設計：制定清晰的“龜仔”掃描、質檢、會博通上傳、著錄、審核流程。

標準制定：統一掃描分辨率、圖像格式、OCR要求、文件命名規則、元數據著錄規范等。

權限規劃：在會博通中預先規劃好檔案分類體系和用戶權限。

2.“龜仔”高效掃描：

檔案預處理：去除訂書釘、曲別針等異物，并進行初步分類整理。

按件掃描：將整理好的檔案，按文件一件一件分批放入龜仔掃描送紙端。

啟動掃描：預設好掃描參數，點擊掃描按鈕，即啟動掃描。

質量抽檢：對“龜仔”輸出的PDF文件進行抽檢，確保清晰度、順序、OCR準確率達標。

3.會博通智能歸檔與管理：

一鍵自動上傳：將“龜仔”輸出的高質量PDF文件及元數據自動或便捷導入會博通系統指定位置。

元數據完善：龜仔自動著錄的元數據，不一定完全準確，可及時檢查并快速補充完善題名、責任者、日期、關鍵詞等元數據。

分類與編目：根據預設規則或手動指定，完成檔案的最終分類與歸檔。

全文索引：系統后臺自動對上傳文件根據OCR結果文本建立全文索引。

4.便捷利用與持續管理：

用戶隨時隨地檢索：授權用戶通過會博通Web端、客戶端或移動端，利用強大的全文檢索和多維檢索功能快速找到所需檔案，在線預覽或申請下載。

借閱流程在線化：線上提交借閱申請，線上審批，電子簽收，到期自動提醒歸還。

新檔案電子化優先：建立制度，要求新產生的文件直接以電子形式歸檔至會博通系統，從源頭杜絕增量紙質檔案。

定期備份與審計：利用會博通備份功能定期備份數據；定期審計操作日志和權限設置。

五、價值呈現：組織內各角色的收益

1.管理層：

顯著降本增效：節省倉儲、人力、耗材成本；業務調檔速度提升數倍乃至數十倍，加速決策與響應。

風險有效控制：降低檔案丟失、損毀、泄密風險；滿足法規遵從要求，規避法律風險。

知識資產增值：盤活沉睡檔案數據，為知識管理、經驗傳承、戰略決策提供支持。

提升組織形象：展現現代化、高效、規范的管理水平。

2.IT部門：

系統整合簡便：會博通常見接口豐富，易于與OA、ERP、HR等業務系統集成。龜仔將數字化提前，并且，讓全員參與數字化。

運維管理高效：系統穩定可靠，提供完善的備份、恢復、監控工具。龜仔掃描機器人在提高數字化效率的同時降低成本。

安全架構完善：提供從存儲、傳輸、訪問控制到審計日志的完整安全解決方案。

3.檔案管理人員：

從體力勞動解放：告別繁重的手工查找、搬運、掃描工作，專注于檔案鑒定、編研、咨詢等高價值服務。

工作質量提升：借助智能工具（OCR輔助著錄、自動分類歸檔）提升編目準確性和效率。

管理更輕松規范：系統強制執行管理規則和流程，確保檔案管理的標準化、規范化。

服務能力飛躍：能快速響應用戶各種查檔需求，提供遠程、自助服務，提升服務滿意度與自身價值感。

4.業務部門/全體員工：

查檔“零等待”：足不出戶，隨時隨地快速檢索、在線查閱所需檔案，大幅提升工作效率。

打破信息孤島：經授權可跨部門查閱關聯檔案信息，促進協同。

便捷利用歷史：輕松回溯項目歷史、合同條款、政策依據等，支撐業務開展。

六、未來展望：邁向智慧檔案室

會博通數字檔案管理系統與“龜仔”的組合，不僅是實現全面數字化的利器，更是構建智慧檔案室的基石。未來，結合AI技術的深入應用，如：

更智能的OCR與語義理解：提升復雜版式、手寫體識別率，自動提取關鍵實體（人名、地名、機構、金額）并理解文檔主題。

AI輔助鑒定與分類：基于內容語義和歷史數據，自動建議檔案保管期限和價值鑒定，輔助精準分類。

知識圖譜關聯：將檔案內容中的實體、事件構建關聯，形成知識網絡，實現智能問答和深度關聯檢索。

智能預警與預測：對檔案利用趨勢、保管狀態進行預測分析，輔助決策。

檔案將從靜態的“保管物”真正轉變為動態的“知識源”和“決策支持引擎”。

提示：會博通已為這種未來展望的需求做足了技術儲備，只是限于AI大模型對設備的要求較高，客戶的投入較大，故暫將其作為展望提出，但只要客戶有需求和投入，即可隨時啟動。

結語

檔案全面數字化已非選擇題，而是關乎組織效率、安全與未來的必答題。

面對海量紙質檔案轉化的艱巨挑戰，會博通數字檔案管理系統與高速掃描機器人“龜仔” 的完美協同，提供了高效、智能、安全的破局之道。它們不僅大幅降低了數字化門檻，提升了工作質效，保障了檔案安全，更通過強大的管理和利用能力，釋放了檔案數據的巨大潛在價值。

      無論您是關注成本效益與合規風險的管理者、尋求系統穩定與集成的IT專家、渴望從繁瑣勞動中解放并提升專業價值的檔案員，還是追求高效便捷查檔體驗的普通用戶，這套組合方案都能帶來顯著收益。

擁抱會博通與“龜仔”，邁出檔案全面數字化的堅實一步，讓寶貴的檔案資產在數字時代煥發新生，為組織的智慧決策與持續發展注入強勁動力。