會博通研發(fā)專家談檔案管理系統(tǒng)未來發(fā)展趨勢
會博通研發(fā)專家談檔案管理系統(tǒng)未來發(fā)展趨勢
2019年年終會博通研發(fā)專家談未來檔案管理系統(tǒng)的發(fā)展趨勢。會博通自1988開發(fā)出我國第一套文檔一體化軟件產(chǎn)品以來，就是我國最早的知識與內(nèi)容管理軟件開發(fā)與供應商。在過去超30年會博通一直潛心研發(fā)綜合知識管理系統(tǒng)，打造組織知識生態(tài)鏈，已經(jīng)榮獲經(jīng)國家認證雙軟企業(yè)，國家重點支持的高新技術企業(yè)。
如今會博通已經(jīng)在知識管理、文檔管理、檔案管理、證照管理、辦公自動化、合同管理等領域走在世界領先水平。那么在計算機信息化刺激下，未來檔案管理系統(tǒng)智能化發(fā)展趨勢越發(fā)重要，應用到檔案管理實際工作中應該有哪些措施，小編就將會博通專家分析報告整理出來供大家參考：
1、檔案管理智能化
隨著信息時代的到來，計算機技術已經(jīng)運用到檔案管理中，使得檔案管理具備了硬軟件基礎，如打印機、掃描儀、數(shù)碼相機、計算機等硬件設備被應用到檔案管理部門，而在查詢、利用、存儲等一系列的應用中，都建立了軟件支持，如聯(lián)機數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)上信息咨詢平臺等，這就為現(xiàn)代檔案管理智能化提供了有效支持。而在統(tǒng)一性的管理標準制度的保障下，如檔案整理標準、統(tǒng)計標準、技術指標等被嚴格規(guī)定下來，這為實現(xiàn)統(tǒng)一性的智能化管理提供了有效條件，刺激了檔案數(shù)據(jù)庫中信息資源的建立。
隨著信息化時代的到來，檔案管理的數(shù)量、種類不斷增加，形式不斷發(fā)生變化，如現(xiàn)代的電子檔案、數(shù)字檔案、快照檔案等，這就刺激了原來的檔案管理方式的改變；在人類知識化的今天，檔案容量不斷增加，其內(nèi)部信息量的增加，必定要求具備高儲存、高輸出性能的技術為保證，而要實現(xiàn)對新形式、新內(nèi)容檔案的管理，必須借助于信息化、智能化的管理方式；在大容量信息的刺激下，人們的知識容量提升，對知識的要求量遠遠超過以前，這就要求具備大容量的共享信息，而智能化管理為實現(xiàn)資源共享提供了開放性的平臺，這就利于實現(xiàn)檔案價值。
現(xiàn)存檔案自然老化、人為損失的現(xiàn)象嚴重，而采用智能化檔案管理方式，可有效保護檔案原件、延長檔案壽命，同時可充分利用信息化、智能化管理降低原檔案的損失和丟失風險，并針對于損失文件采用數(shù)字拷貝等方式進行復原處理，這對保護原檔案起到了積極作用。
2、檔案存儲智能化
與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，智能存儲是計算機系統(tǒng)本身最重要的智能特征，智能化存儲功能改變了傳統(tǒng)的紙張、書本檔案庫形式，依靠智能系統(tǒng)運行智能存儲管理軟件，支持多種文件和操作系統(tǒng)，實現(xiàn)存儲資源的虛擬化。其二，提升存儲設備之間的信息聯(lián)系，并有效實現(xiàn)備份、容錯、改錯、安全管理等職能，有效提升了檔案管理的安全性，實現(xiàn)了檔案保存的完整性和信息的全面性，利于實現(xiàn)檔案使用價值。
3、檔案檢索智能化
在現(xiàn)代檔案管理中，文獻檢索智能化特征越來越明顯。檔案存在的形式也越來也多，既有文字、數(shù)字，也有圖文、聲像，有加密文件，也有非加密文件，有本地存儲信息，也有異地存儲信息，而要獲得相關性的信息，僅僅依靠書本查找并不能實現(xiàn)文獻資源的享用，而在智能化管理條件下，檔案管理系統(tǒng)將檔案信息進行歸類存儲。使用智能檢索管理功能，就能實現(xiàn)檢索過程中，快速高效的查詢自己需要的檔案。以文獻查詢?yōu)槔z索文獻關鍵詞等信息為基礎，對文獻進行分類排列存儲，這樣就可以提升文獻檢索的準確性，使人們能夠以最快的速度找到想要的相關文獻，而且各類文獻也以“期刊”、“碩士文獻”、“博士文獻”等方式進行分類，突出文獻的重要性和性能，進而提升文檔選用率。
4、檔案應用智能化
檔案管理系統(tǒng)智能化應用管理，將檔案進行信息化、數(shù)字化、智能化處理后，以程序的形式存在，這就刺激人們在進行檔案采用時，以網(wǎng)址、程序的形式進行搜索，同時，網(wǎng)絡提供的大規(guī)模空間，提升檔案的利用空間，尤其是一些專業(yè)性、科研型共享資源，在很大程度上實現(xiàn)了資源共同利用價值，進而以檔案使用的反作用，實現(xiàn)了檔案的豐富與發(fā)展。當然，不同的檔案形式具有不同的利用途徑以及價值，如電子檔案智能化管理，可提升企業(yè)與客戶之間的交流，加強兩者之間的了解度與合作度，可以進行商情預測，提升企業(yè)市場預測力，可以進行智能化營銷等，總之，其信息提供范圍和途徑的拓展，有效提升了檔案管理的價值。
5 、檔案管理機制越來越完善
各種檔案信息資源都存在一定的邏輯性，在信息錄入后，就會成為數(shù)據(jù)庫之間、數(shù)據(jù)字段以及運行程序之間的聯(lián)系，提升數(shù)據(jù)庫的完整性和安全性，管理標準的完整性將成為衡量未來檔案管理系統(tǒng)實用性的重要指標，既可以實現(xiàn)規(guī)范性的制度約束，強調(diào)各個管理部門與管理信息的鏈接性，還可以在權限范圍內(nèi)檔案信息管理暢通無阻。
6、檔案管理安全保障
保障管理工作的信息安全性和工作的科學性，注重基礎性工作管理，加強收集、整理、保存等環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)性，保證檔案管理質(zhì)量化，實現(xiàn)自動轉(zhuǎn)化、編制、檢索、存儲、上傳等功能，為智能化檔案管理提供有效保障。會博通就通過，知識文檔安全控制，讓組織的核心競爭力得以安全地傳播與利用。例如：痕跡記錄、數(shù)字證書、支持SSL證書，實現(xiàn)加密傳輸、登錄安全，支持USBKey安全認證登錄，機器指紋、防擴散水印等等最新進的網(wǎng)絡安全管理基礎保障檔案管理安全。
結語：會博通檔案管理系統(tǒng)研發(fā)專家指出，未來檔案管理系統(tǒng)智能化發(fā)展離不開，檔案管理智能化、檔案存儲智能化、檔案檢索智能化、檔案應用智能化、檔案管理機制越來越完善、檔案管理安全保障越來越受重視等。
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