許多機構,都有制度性會議的管理要求,如:
各級黨委的黨委會
各級政府的首長辦公會議,如市長辦公會、區長辦公會、局務會議等
各級工商聯、工會、共青團、婦聯等的理事會、常委會等
各種非政府組織,如紅十字會、慈善會、協會、商會的理事會、董事會等
各種企業的股東會、董事會等
都有專門的規章、章程約定會議的議程以及會議文件的傳送與管理規則。每次會議都是近來工作的總結、建議等,內容范圍廣、篇幅長,很多制度性會議還是依賴紙張審閱文件,會務工作經常疲于紙質文件的印刷、分發、意見收集、簽收溝通等工作,以紙張為載體的文件也有違如今節能減排的國家號召。會博通就是為了專門迎合這種制度性會議的管理需求,采用先進的網絡及軟件技術,專門開發的會議文件管理系統,該系統提供PC、蘋果和安卓客戶端,可跨平臺使用,能滿足會前、會中、會后以及日常的文件傳送需求,并可作為及時交流和協作工具使用,真正實現文件數字化、傳送網絡化、簽收自動化、閱讀電子化和交流即時化的理想。
在紙質時代,文件載體是紙張,所有的流程均依賴于人力,勞動強度大,周期長,成本高,耗能多,影響環境…
集成文件數字化、傳遞網絡化、閱讀電子化的會議文件管理。
網絡時代的會議文件管理致力于丟掉紙張,實現會議文件的“云存儲”,提高會議文件管理與使用的便捷性,并利用云端傳輸,改善工作流程與質量,與會人員使用移動設備即可進行會議文件閱讀,響應國家號召,達到節約能源,保護環境的目的。
優化會前工作模式
文件數字化,減少了紙質文件繁瑣的準備工作,節省了會務工作時間,效率提高,質量改善,勞動強度降低。
提高會務工作效率
傳遞網絡化,會務人員不再疲于處理和分發一大堆紙質文件,可更為靈活有效地安排會議工作,安全高效地完成文件管理,成本也大大降低。
提升會時審議效率與質量
參會人員不再需要攜帶一堆紙質文件,利用移動設備,即可進行電子閱讀,并可根據需要進行同步閱讀,主持會議。
高效便捷,節約能源,綠色環保
省去了大量的紙質文件,不但提高了效率和便捷性,同時,也倡導了節約能源和綠色環保理念。